5S´s : SOLES (Seleccionar-Ordenar-Limpiar-Estandarizar-diSciplina)

INTRODUCCION

Recomendaciones para la Implementación de 5S´s

La metodología de 5S´s es una filosofía tan importante que por ello se ha mantenido con el paso del tiempo. Sabemos que es una metodología japonesa que inicio en la industria a comienzos de los 60 con Toyota, pero antes ya se practicaba en el ambiente militar japonés. Hoy continúa implementándose no solo en las empresas grandes sino también en nuestros hogares y aun mas con nuestro pensamiento. Los beneficios van desde tener un lugar mas limpio, ordenado, resplandeciente, hasta el impacto en indicadores de gestión de las áreas de seguridad, calidad y medio ambiente.

En la gran mayoría de fábricas que he liderado, la implementación de las 5S´s ha sido pieza clave del cambio a nivel técnico, el cual, junto con las mejores prácticas humanas, se anclaron y ayudaron a mejorar el ambiente laboral. Por ello es indudable que, para implementar esta metodología, y cualquier otra, se necesita tener unas bases humanas solidas, de lo contrario, fracasarán.

Algunas recomendaciones, desde mi experiencia, para implementar esta metodología y que se mantenga con el tiempo:

1. Tener una Cultura Organizacional sólida, tema que dedicare varios capítulos mas adelante, pero en resumen lo que decimos en el lenguaje popular, “la gente debe tener la camiseta puesta, sudarla mismo que este en la banca o que sea el técnico”. Cuando hablo de cultura organizacional, debo resaltar que la empresa debe estar trabajando o tener ya consolidado las mejores prácticas de personal tales como, por ejemplo, comunicación abierta, planes de capacitación, planes de carrera, conocimiento de los principales lineamientos (visión, misión, valores, competencias, etc.). A esto le llamo las bases para que cualquier proceso se consolide, permanezca y madure con el tiempo.

2. Que los líderes de alto rango se involucren con la metodología, aquí me refiero a los dueños de la empresa, el o los comités de dirección, CEO´s, directores, gerentes, sin ellos no se va a lograr. Ellos son los principales promotores para que este proyecto crezca. Sus lugares de trabajo deben ser reflejo de que la metodología esta en sus venas. Deberían de hacer seguimiento, y por ejemplo, en sus comunicaciones mencionar la metodología, promover reuniones de avances, promover reuniones de celebración de logros, los cambios de paso etc. Sin ellos no avanzara. Retomo lo básico de “predicar con el ejemplo” sólido y contundente.

3. Debe existir un líder responsable del proyecto, generalmente es el director del área técnica y él lo dispersa entre sus gerentes de fábricas, aquí hablando de compañías grandes, pero igual aplica para otro tipo de compañías.

4. El líder o los líderes de implementación deben conocer la metodología y ser pragmáticos, saber hasta donde se quiere llegar en tema de detalles. Desde mi punto de vista no es necesario, por ejemplo, ponerle letreros a todo lo que esta en el escritorio, pero si mantener el orden y apegarse a una foto que señale cómo deberían de estar las cosas. Cuando hablo de pragmáticos, he tenido la mala experiencia que los líderes de la metodología, quieren hacerlo a su gusto y forma, y esto es una falla, recuerden que los “dueños de las áreas” son las personas que trabajan allí, debe de abrirse espacio para que expresen como les gustaría tener el lugar, retarlos y que ellos mismos se pongan de acuerdo, lógicamente con el buen sentido de la metodología,

5. Debe existir un plan de implementación, la metodología es larga pero no podemos quedar años implementándola, es un ciclo que no termina, pero no se puede quedar en un mismo paso por años; o como lo he visto permitir que pasen 10 años y no se avance. Una fábrica grande puede mantener un plan de implementación a tres años, lo que viene después es mantener y mejorar, es decir, que la filosofía permanezca.

6. Realizar seguimiento del proceso. En las reuniones periódicas revisar el avance, reconocer los logros, los obstáculos etc. De hecho, en algunas compañías se invita a los líderes de las fábricas para que presenten el estatus de implementación del proyecto al comité de dirección. Este comité cuando visitan las áreas preguntan por el proyecto, visitan las áreas piloto, etc.

7. La pintura al final viene en el paso de estandarización. He visto que las personas piensan que todo se mejora con pintura y por ejemplo pintan caminos peatonales que nadie respeta. Entonces no gasten en pintura hasta que realmente sea el momento.

8. Disciplina a pesar de que es la ultima fase, está debe de estar desde el mismo momento en que se toma la decisión de la implementación. La exigencia y disciplina va creando el hábito y una vez que se tenga, todo va a brillar (SOLES).

9. El pastel se come a pedacitos, entonces, es mejor establecer una línea modelo o piloto, que es de aprendizaje. Ten paciencia, pero avanza. En esta línea o área se debe tener también un plan de implementación con fechas claras de lo qu

e se va a hacer en cada etapa y estas fechas deben de cumplirse -disciplina-. Todo comienza con la teoría, pero si existen formas de verlo es mejor, por ello recomiendo buscar dentro de los contactos a empresas que ya tengan implementada la metodología, conseguir una visita con el equipo de la línea o área piloto. Generalmente las compañías automotrices son un modelo en esta metodología.

10. Mi experiencia es hacerlo fácil, no pretendas que la gente hable en japonés, he visto videos de operadores hablando las palabras japonesas y la verdad se les ve sufriendo, a veces el nombre es lo de menos, por ello me gusto siempre llamarlo SOLES, por brillar, por calor de vida (Selección, Orden, Limpieza, Estandarizar y diSciplina). Pero puedes llamarlo de otra forma sin necesidad de que se haga en japonés.

PASO 1 : SELECCIONAR.

Objetivo: sacar lo que no utilizamos y quedarnos con lo estrictamente necesario.

Eslogan: “lo que no sirve que no estorbe” / “lo que no uso, otro le dará buen uso”

En este paso o etapa el foco es sacar lo que no usamos porque pensamos que algún día vamos a usar. Ese día no llegara.

Se debe establecer un área, que llamamos de cuarentena donde vamos a poner todo lo que no utilicemos. Lo ideal es que la persona que saca lo que no usa, haga un inventario de lo que vaya sacando, esto por cuestiones de inventarios (activos físicos, en las compañías). En esa área las cosas solo deben de durar como máximo 40 días, después de esto se deben de vender o dar de baja. Ideal vender para recibir dinero y utilizarlo posteriormente para hacer letreros, recipientes, pintura etc.

Las personas que quieran tomar algo de la zona de cuarentena deben de justificar para que o en que lo van a utilizar, de lo contrario no podrá ir a ningún lado, esto es importante de lo contrario lo único que pasara con las cosas es que van cambiando de dueño en dueño, pero al final no tendrán ningún uso. Este rol lo debe de hacer el líder de 5S´s.

Los objetos del área de cuarentena pueden tomar dos caminos, el primero que realmente se utilicen en otra área y segundo que se le de baja, ideal para venta (chatarra). La venta de los artículos, lo debe de hacer alguien del área administrativa y debe de cumplir con todos los protocolos de seguridad patrimonial y de activos físicos que debe tener una compañía. En ocasiones la compañía toma la decisión de donar objetos que pueden servir por ejemplo a escuelas etc.

Solo se debe quedar con lo estrictamente necesario en cada área, ni mas ni menos.

Importante tomar una o varias fotos del lugar antes de iniciar con esta etapa, igualmente durante y al final de cada proceso. Lo mismo del área de cuarentena. La fotos o videos son de suma importancia para llevar la tendencia de mejora.

Algunas compañías han pesado lo que se da de baja o se vende y se anuncia como un indicador de la cantidad de toneladas que se tenían guardadas sin ningún uso e igual la cantidad de dinero que se ha recibido de las ventas de estos materiales.

PASO 2 : ORDENAR.

Objetivo: Tener las cosas que utilizamos siempre a la mano, ganando tiempo y facilidad de conseguirlas.

Eslogan: “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

En este paso o etapa el foco es sacar mantener las cosas que utilizamos en orden, que depende el que este sea, puede ser el ciclo de operación, el ciclo cronológico de uso, etc. Igualmente, que cada vez que utilicemos cualquier herramienta o elemento lo volvamos a dejar en el lugar establecido.

Aquí muchas personas empiezan a hacer cajones con espuma para colocar las herramientas de trabajo, recomiendo que esto se haga después. Me gustaba lo que hacían en las fábricas de Brasil y es usar elementos básicos como cartones para iniciar con algo simple que después en la estandarización se establece la mejor para acomodar estas herramientas. Tal vez dirán algunos, pero para eso es la línea modelo, he visto muchas cosas que se han implementado en las líneas modelo que después al ir implementando en otras áreas, se cambian las cosas. Yo recomiendo que esto se haga cuando ya tengamos por lo menos tres áreas con la implementación del paso de estandarización, en ese momento se hace con varios equipos de personas así es mucho mas solido.

En esta etapa la cámara debe seguir cumpliendo su propósito de guardar la historia y el cambio. Es bueno tener las fotos de como ha sido cada uno de los procesos. Es muy agradable ver fotos de por ejemplo como eran los tableros de herramientas que se hacían con cartón a lo nuevos estandarizados, ya con colores etc.

PASO 3 : LIMPIAR.

Objetivo: Tener las cosas y áreas siempre limpias, que brillen.

Eslogan: “No es mas limpio el que mas limpia, sino el que menos ensucia”

En este paso o etapa el foco es mantener siempre limpia el área de trabajo y no ensuciar el de los demás. Se comienza a eliminar la “ceguera de taller”, a observar el porque el área de trabajo se ensucia y de donde proviene esa suciedad, con el fin eliminarla las fuentes. Si se eliminan, entonces, se limpiará con menos frecuencia. Es decir, eliminar las fuentes de suciedad.

Otra observación que se debe de hacer es la forma en que se hace la limpieza, que herramientas se utilizan, cuanta agua y jabón o sustancias de limpieza se utiliza y con que frecuencia, con el objetivo de racionalizarlas y adecuar las mejores herramientas para que se haga de forma más eficiente.

En algunas áreas de alta higiene inclusive se debe de acompañar de análisis microbiológicos con el fin de asegurar que la racionalización se haga de forma mucho mas técnica y con bases analíticas. En esta etapa, es aconsejable que los expertos de limpieza como lo son los higienistas o el personal de calidad se involucren y hagan parte del equipo.

En la limpieza, se hace todo el o los levantamientos de cómo se realiza las limpiezas, con el objetivo de establecer los manuales de limpieza. Que podrán aplicarse a las demás líneas que sean similares; una vez se haga el lanzamiento de la metodología a líneas réplicas se puede de nuevo observar, o implementar el nuevo método de limpieza, mas eficiente.

Por lo anterior, podemos ver que no es solamente limpiar, esta etapa nos enfocamos a;

- Eliminar los focos de suciedad.

- Ser mas eficiente con la limpieza.

- Reducir en lo posible los excesos de agua y materiales de limpieza.

- Establecer el manual de limpieza (Estandarización).

- Mantener el área Brillante y agradable (SOL).

PASO 4 : ESTANDARIZAR.

Objetivo: Establecer cual es la mejor forma de hacer las cosas y homogeneizarlo. .

Eslogan: “Mantengo mi área de acuerdo con el modelo, mis procesos son eficientes, pero pueden mejorar”

Es el paso en donde se debe de homogenizar los procesos anteriores, es decir permanentemente sacar lo que no se usa, mantener las herramientas en su lugar, limpiar en el tiempo establecido y de la manera establecida. Se hace la “foto” del modelo de cómo de debe mantener siempre el área, así como los manuales de los procesos se consolidan para hacer las cosas de la mejor forma. El entrenamiento es clave.

Lo ideal es establecer todo en la línea modelo, pero como ya lo he venido mencionando, se pueden hacer las cosas de manera transitoria, hasta no pasar a la segunda área de replica y a veces hasta la tercera, con ello con tres áreas ya hay un equipo mayor con el que se puede ya dejar el estándar (modelo) por ejemplo de como deben de ir las herramientas de trabajo o como deben de ser los colgadores de las elementos de limpieza. Una vez ya establecido por este equipo más amplio es más difícil que se presenten cambios. Se debe de ayudar de las normas de cada lugar y legislaciones para establecer los códigos de colores que permanecerán definitivamente. Ahora si, con el dinero de las ventas de lo que descartamos (paso uno), tenemos para la pintura que se necesita para aplicar los códigos de colores.

Es un paso de trabajo en equipo, de creatividad y de disciplina para establecer los manuales y las fotos de como debe de ser el mejor estándar para mantenerlo siempre.

PASO 5 : DISCIPLINA.

Objetivo: Mantener las áreas homogenizadas y los procesos hacerlos igual siempre.

Eslogan: “Hacer las cosas bien así nadie nos vea y así no queramos hacerlas”

El quinto paso es el de mantener lo que se ha logrado, yo le llamo disciplina. La única forma de hacerlo es respetando el estándar o la foto modelo, pero pensando que todo puede ser mejorable, y si se puede mejorar, se debe cambiar el modelo o estándar. Ese es el foco de la mejora continua.

La disciplina es algo que debe de estar en todo momento para que la metodología funcione y se mantenga, así como para formar el hábito. Sin disciplina no se pude hacer nada. Por ello que es importante el rol del líder, debe de estar validado cada proceso mediante revisiones, coaching, feedback y llevando indicadores de avance. Es el líder, y debe de estar motivando a las personas para que todo el proceso se lleve según el plan de acción establecido.

Las revisiones o auditorias deben de ejecutarse, pero de forma de aprendizaje y para que el personal se forme un sentido de mejora. Inclusive se pueden realizar entre las mismas áreas y establecer premios por cambios de paso etc.

Es aquí donde ya se ha logrado la madurez y el equipo esta listo para las implementaciones de otras metodologías de mejora.

Éxitos en cada uno de los pasos y si necesitan de ayuda, siempre estaré disponible para que no comentan los errores que cometí y avancen mas seguros.